Criar campos personalizados
Agora que você já sabe como criar e consultar orçamentos no sistema Octavus, vamos explorar como você pode personalizar os campos e alterar os status dos orçamentos para melhor atender às necessidades do seu negócio. Você pode adicionar campos extras ao seu orçamento e criar situações personalizadas para controlar de forma mais eficaz o andamento dos seus orçamentos.
Acessando as configurações do sistema
No menu lateral, clique em CONFIGURAÇÕES.
Dentro de CONFIGURAÇÕES, selecione PARÂMETROS DO SISTEMA. Aqui, você pode personalizar diversos aspectos do sistema para que ele atenda melhor às necessidades do seu negócio.
Criando campos adicionais personalizados para o orçamento
Os campos adicionais personalizados são ótimos para coletar informações extras e específicas para cada orçamento. Isso é muito útil se você precisa, por exemplo, adicionar campos como data de vencimento, condições especiais, ou informações do cliente que não estão incluídas nos campos padrões do sistema.
No menu de Parâmetros do Sistema, clique na aba ORÇAMENTO.
Em ORÇAMENTO, você encontrará a opção CRIAÇÃO DE CAMPOS ADICIONAIS PERSONALIZADOS. Clique nesta opção.
O sistema abrirá uma tela onde você poderá adicionar novos campos ao seu orçamento. Esses campos podem ser de diversos tipos, como:
Texto livre: Para adicionar informações personalizadas, como observações do cliente.
Data: Para inserir datas importantes, como o vencimento do orçamento.
Seleção (Dropdown): Para adicionar opções pré-definidas, como categorias de produtos ou tipos de serviço.
Número: Para inserir valores numéricos, como quantidades especiais ou valores customizados.
Para criar um campo adicional:
Escolha o tipo de campo desejado (Texto, Data, Seleção, Número).
Dê um nome ao campo, como "Data de Vencimento" ou "Status de Aprovação".
Se escolher a opção de Seleção, adicione as opções que o cliente poderá escolher, como "Aprovado", "Em Análise", "Rejeitado", etc.
Clique em SALVAR para que o campo seja adicionado ao seu orçamento.
Agora, sempre que você criar ou editar um orçamento, o sistema exibirá esses campos adicionais para que você possa preenchê-los com informações personalizadas, conforme necessário.
Criando situações personalizadas para alterar o status do orçamento
Com as situações personalizadas, você pode controlar com mais flexibilidade o fluxo de aprovação ou negociação do orçamento, adaptando os status do orçamento às etapas específicas do seu processo de vendas.
Ainda dentro de Parâmetros do Sistema e na aba ORÇAMENTO, você verá a opção CRIAR SITUAÇÕES PERSONALIZADAS. Clique nela.
O sistema exibirá uma lista com as situações padrão do orçamento (como "Em Análise", "Aprovado", "Rejeitado", etc.). Para criar novas situações, clique em ADICIONAR NOVA SITUAÇÃO.
Defina um nome para a nova situação (como "Aguardando Aprovação", "Aprovado pelo Cliente", "Rejeitado", etc.).
Em seguida, defina em quais momentos do processo de vendas essa nova situação pode ser aplicada. Por exemplo, se você tem uma etapa de revisão interna antes de enviar o orçamento ao cliente, pode adicionar a situação "Em Revisão".
Clique em SALVAR para concluir a criação da situação personalizada.
Agora, quando você estiver criando ou editando um orçamento, poderá alterar o status do orçamento de acordo com as situações personalizadas que você criou. Isso permite que você tenha total controle sobre o andamento do orçamento e o status de aprovação do cliente.
Como usar os campos adicionais e situações personalizadas no orçamento
Ao criar ou editar um orçamento, os campos adicionais personalizados estarão visíveis para que você os preencha conforme necessário. Por exemplo, você pode inserir a data de vencimento ou a situação de aprovação do orçamento.
Alterando a situação do orçamento: Durante o processo de negociação, você pode alterar o status do orçamento usando as situações personalizadas que você criou. Isso é útil para acompanhar em qual estágio do processo cada orçamento está. Por exemplo, se um orçamento está aguardando aprovação do cliente, você pode alterá-lo para a situação "Aguardando Aprovação".
Quando o cliente aprovar o orçamento, você pode alterar o status para "Aprovado" e, se necessário, transformá-lo em um pedido de venda ou gerar a NFE, de acordo com o processo que você segue.
Vantagens das configurações personalizadas
Maior controle e organização: Com os campos adicionais personalizados e situações personalizadas, você tem mais controle sobre os orçamentos e pode coletar informações específicas que são essenciais para sua operação.
Fluxo de vendas ajustado à sua realidade: A criação de situações personalizadas permite que você adapte o sistema ao seu próprio processo de vendas, o que torna o acompanhamento do orçamento mais eficiente.
Melhor comunicação com o cliente: Ao ter campos adicionais para informações extras e status personalizados, você pode manter o cliente mais informado sobre o andamento do orçamento e das negociações.
Veja o passo a passo na prática:
Conclusão
Agora você sabe como criar campos adicionais personalizados e situações personalizadas no sistema Octavus, e como usá-los para alterar o status dos orçamentos de acordo com o andamento das negociações. Esses recursos proporcionam maior flexibilidade e controle, ajudando a tornar o processo de vendas mais organizado e eficiente.
Se precisar de mais ajuda ou tiver dúvidas durante a configuração, o suporte do Octavus está à disposição para te ajudar em qualquer etapa.
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